Aide en ligne

Module "Invitations"

Ce module prend en charge la gestion (envois, relances, refus) des invitations par e-mails à répondre à une enquête.

Pour l'envoi de vos invitations, questionnaire-pro propose deux solutions :

Envoyer les invitations à répondre par vos propres moyens (envoi en interne, recours à un prestataire spécialisé...). Dans ce cas questionnaire-pro génère à partir de votre liste d'e-mails, un fichier au format csv, à télécharger sur votre poste, avec pour chaque adresse e-mail un lien unique sur l'enquête.
Pourquoi choisir cette solution ? Les messageries électroniques édictent des règles de plus en plus strictes et en constante évolution sur le classement des messages en spam. L'envoi en interne ou en ayant recours à un prestataire spécialisé peut contribuer à augmenter la délivrabilité de vos invitations et donc votre taux de réponses.
Le nombre d'envois autorisés pour une invitation n'est pas limité. Par ailleurs l'envoi de ces invitations n'est pas décompté de votre solde.
Si pour des raisons de sécurité vous ne souhaitez pas transférer vos fichiers d'adresses e-mail sur des serveurs tiers,contactez nous, nous avons une solution pour anonymiser vos fichiers.
Utiliser le module d'envoi de questionnaire-pro sur l'ensemble du processus.

Que vous utilisiez l'une ou l'autre des solutions, questionnaire-pro maintient la liste des personnes ayant répondu ou non à l'enquête ce qui vous permet d'optimiser vos relances.

Télécharger une liste d'invitations

Action

Sélectionner l'élément de menu "Outils" puis l'onglet "Listes d'invitations".
Sélectionner "Ajouter une liste d'invitations" et donner un nom à la liste.
Le fichier envoyé sur le serveur questionnaire-pro doit respecter le format suivant :
- Sur la première ligne le nom des champs (colonnes) : trois champs obligatoires nom;prenom;email; suivis éventuellement de un à plusieurs champs optionnels (5 au maximum) dont la définition vous appartient et qui sont destinés à être inclus dans le message de l'e-mail pour mieux personnaliser celui-ci et/ou à être ajoutés aux résultats de l'enquête pour mieux qualifier les répondants.
- Sur les lignes suivantes, les données relatives aux divers champs, 50 caractères au maximum par donnée (100 pour l'e-mail).
- Chaque nom de champ sur la première ligne doit être séparé du précédent par un ";", de même pour chaque donnée sur les lignes suivantes.
Le fichier répondant aux contraintes de format ci-dessus sélectionné, cliquer sur "Envoyer". Lors de la réception le module contrôle :
- la validité du format
- l'unicité et la validité sémantique des e-mails
Un fichier accepté s'ajoute à la liste des fichiers d'invitations et peut être à présent utilisé pour envoyer des invitations.

nom	;	prenom	;	email	;	code	;	age
Martin	;	Louis	;	l.martin@toto.fr	;	client	;	35
Lafarge	;	Fanny	;	fanny.lafarge@mail.fr	;	client	;	40
Doe	;	John	;	JohnDoe@usa.fr	;	prospect	;	50

Exemple de fichier avec 2 colonnes additionnelles

Attribuer une liste d'invitations

Action

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations", "Gestion", "Ajouter une liste d'invitations".
Choisir la liste voulue parmi l'ensemble des listes téléchargées sur le compte.
L'ensemble des champs définis dans la liste est affiché. Choisir dans cette liste les éventuels champs à inclure :
- dans le texte de l'e-mail accompagnant l'invitation,
- ou dans le fichier des invitations à télécharger si l'option "j'envoie mes invitations par mes propres moyens" est choisie,
puis "Valider".
Remarques :
Une même liste peut être attribuée à plusieurs enquêtes.
Les champs sélectionnés dans la liste d'invitations peuvent être utilisés pour personnaliser le message d'invitation et/ou être inclus dans le fichier final de résultats pour une meilleure qualification des réponses.

Si vous envoyez les invitations par vos propres moyens cette section ne vous concerne pas.

Ajouter un expéditeur

Action

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations", "Gestion", "Gérer les expéditeurs".
Par défaut l'expéditeur du message est l'adresse e-mail du titulaire du compte.
Cependant questionnaire-pro autorise l'ajout de nouveaux expéditeurs.
- Pour ajouter un nouvel expéditeur cliquer sur "Ajouter".
- Renseigner les champs e-mail, nom, et prénom du nouvel expéditeur.
- Une demande de confirmation est envoyée à l'adresse e-mail saisie. L'ajout ne sera validé qu'à réception de la réponse à cette demande.

Si vous envoyez les invitations par vos propres moyens cette section ne vous concerne pas.

Rédiger un message

Action

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations", "Gestion", "Rédiger un message".
Renseigner l'objet et le texte du message.
Utiliser l'option "Fusionner champs" pour éventuellement personnaliser le message.
Remarques :
- questionnaire-pro gère automatiquement les textes réglementaires de refus et demande de désinscription.
- Il est possible d'importer un message écrit précédemment et de l'adapter pour créer un nouveau message.
- Un nom interne est automatiquement attribué au message selon le format suivant : nom de l'enquête_numéro du message.
Cliquer sur "Valider".

Si vous utilisez le module dans son intégralité.

Inviter en utilisant le module dans son intégralité

Action

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations", "Gestion" (bouton "j'utilise le module questionnaire-pro", "Inviter".
Pour lancer les invitations il faut :
- sélectionner une liste d'invitations, uniquement dans le cadre d'un premier envoi pas pour les relances (onglet "Ajouter une liste d'invitations"),
- sélectionner un expéditeur (pour créer un expéditeur onglet "Gérer les expéditeurs"),
- sélectionner un message (pour créer un message onglet "Rédiger un message"),
- sélectionner les invitations destinataires de l'envoi en fonction de leur statut (voir ci dessous, "Suivre les invitations").
Lire et accepter les conditions d'utilisation puis cliquer sur "Valider".
Après confirmation du nombre d'invitations à envoyer, questionnaire-pro place les invitations en liste d'attente. Elles sont envoyées toutes les 30 mn par paquet de 500.

Si vous envoyez les invitations par vos propres moyens.

Inviter en envoyant les invitations par vos propres moyens

Action

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations", "Gestion" bouton "J'envoie les invitations par mes propres moyens", "Inviter".
Pour lancer les invitations il faut :
- sélectionner une liste d'invitations, uniquement dans le cadre d'un premier envoi pas pour les relances (onglet "Ajouter une liste d'invitations"),
- sélectionner les invitations destinataires de l'envoi en fonction de leur statut (voir ci dessous, "Suivre les invitations").
puis cliquer sur "Valider".
Une fenêtre vous donne le nombre et la liste détaillée des invitations sélectionnées.
En cliquant sur le bouton "Télécharger les invitations" vous obtenez le fichier de ces invitations.
questionnaire-pro fournit un fichier au format csv des invitations éligibles (en première ligne les en-têtes de colonnes).

Pour chaque invitation :
- Adresse e-mail
- Lien personnalisé vers l'enquête
- Lien personnalisé pour enregistrer les refus (Ce lien est réglementaire)
- Autant de colonnes que de variables de qualification définies dans votre liste (Utiles si vous souhaitez personnaliser vos e-mails)
Contrairement au module d'envoi intégré de questionnaire-pro le nombre d'envois pour une invitation n'est pas limité.

Suivi des invitations

Sélectionner l'élément de menu "Propriétés" puis les onglets "Invitations" et "Résumé".

Un tableau de bord résume l'état de l'ensemble des invitations lancées sur l'enquête :

Au départ toutes les invitations ont le statut "Non envoyées".
Au fur et à mesure des envois réalisés par le système elles passent au statut "Envoyées".
Celles pour lesquelles une action du destinataire est reçue par le système passent dans un des statuts décrits ci dessous.

Il est conseillé d'attendre 2 à 3 jours pour faire une première relance sur les invitations qui ont toujours le statut "Envoyées".
Et encore 3 à 4 jours supplémentaires pour une seconde relance.

Remarques :

questionnaire-pro autorise jusqu'à 2 relances. Ce nombre de relances n'est pas limité si vous n'utilisez pas le module d'envoi intégré de questionnaire-pro.
Il est possible de désactiver des invitations si l'on ne souhaite pas les inclure dans la "relance" (onglet "Détails", décocher la case active pour les invitations concernées).
Il est conseillé de modifier le message d'invitation à chaque relance en le focalisant sur l'intérêt d'obtenir une réponse.

Créer une enquête

Pour créer une enquête connectez-vous à votre compte, vous arrivez sur la vue "Mes enquêtes".

Mise en oeuvre :

Créer une enquête

Action

Sélectionner l'onglet "Créer une nouvelle enquête" sur la page d'accueil de votre compte.
Donner un nom à l'enquête : ce nom sera repris dans l'url attribuée à l'enquête lors de la diffusion. Il est conseillé de choisir un nom court en rapport avec le thème de l'enquête.
La rubrique "Descriptif sommaire" est optionnelle, elle est à usage interne (le répondant n'en a pas connaissance) et peut servir à mieux identifier une enquête si le compte en comporte plusieurs.
Il est possible d'importer une structure de questionnaire soit à partir de la bibliothèque de questionnaire-pro, soit à partir des enquêtes précédemment créées sur le compte.
Dans ce cas le bouton "Editer" permet de visualiser le questionnaire à importer. Le questionnaire sélectionné est importé dans la nouvelle enquête et va pouvoir être adapté aux besoins de cette enquête.
Sélectionner "Créer l'enquête", la nouvelle enquête vient s'ajouter à la vue "Mes Enquêtes".
Dans la vue "Mes Enquêtes" sélectionner l'enquête pour l'ouvrir.

Les types de questions

Dans questionnaire-pro le type de question à utiliser se détermine à partir du type de réponse attendu à la question.

Pour paramétrer le type de question :

Ouvrir la boite de dialogue intitulée 'la réponse à la question consiste à ….' accessible à partir du bouton roue crantée de la barre de menus question.

Si la réponse à la question consiste à choisir dans une liste d'items (Oui, Non), (Vélo, Moto, Voiture)..., sélectionner l'option Choisir dans une liste d'items
Si la réponse à la question consiste à se positionner sur une échelle d'attitudes ou d'opinions (D'accord, Pas d'accord), (Tout à fait d'accord, Plutôt d'accord, Plutôt pas d'accord, Pas du tout d'accord)... du type échelle de Likert, sélectionner l'option Se positionner sur une échelle d'attitudes
Si la réponse à la question consiste à se positionner sur une échelle numérique (0 à 10), (-2 à 2), (1 à 5)... avec la présence éventuelle de 2 qualificatifs opposés (bien, mal), (très satisfait, pas du tout satisfait) aux extrémités de l'échelle (échelle d'Osgood), sélectionner l'option Se positionner sur une échelle numérique
Si la réponse à la question consiste à donner une valeur numérique dans une plage de valeurs déterminée note de 0 à 10, millesime... sélectionner l'option Choisir dans une plage numérique
Si la réponse à la question consiste à donner une ou plusieurs quantités quelle que'en soit la nature, sélectionner l'option Donner une quantité
Si la réponse à la question consiste à classer les items d'une liste, par ordre de préférence par exemple, sélectionner l'option Classer les items d'une liste
Si la réponse à la question est libre c'est-à-dire sans réponse pré-établie et/ou formatée proposée au répondant, sélectionner l'option Exprimer un avis de façon détaillée
Si la réponse à la question consiste à recueillir une date, sélectionner l'option Fournir une date
Si la réponse à la question consiste à recueillir une réponse respectant un format prédéfini (Numéro de téléphone, E-mail, Url...), sélectionner l'option Fournir une réponse formatée
Si la réponse à la question consiste à recueillir des informations présentées sous forme tabulaire, plus ou moins détaillées et dont on ne connait pas le nombre d'occurrences a priori, sélectionner l'option Fournir une énumération
Si la réponse à la question consiste à téléverser des documents texte (au format MsWord, PDF), des images au format (jpeg, png), sélectionner l'option Téléverser un document, une photo

En complément de ces types de question questionnaire-pro propose

le Commentaire de liaison accessible à partir du bouton de la barre de menu question.

C'est un type de question particulier qui n'attend pas de réponse et ne comporte aucune option.

Il est destiné à améliorer l'ergonomie du questionnaire et peut être utilisé notamment :
- En tout début de questionnaire pour présenter les objectifs de l'enquête au répondant.
- En cours d'enquête si l'on est amené à changer de sujet ou à donner des explications difficilement 'intégrables' dans le texte d'une question.
- En toute fin d'enquête pour remercier ou informer le répondant.
Par défaut toute nouvelle enquête questionnaire-pro commence par un commentaire introductif. Ce commentaire n'est pas obligatoire et peut être supprimé dès que vous avez ajouté une nouvelle question.
La question de qualification, cette question permet d'intégrer dans le questionnaire ou (et) le scénario des informations connues par ailleurs sur le répondant.
Elle est accessible à partir de l'option Importer une information extérieure à l'enquête

Ecrire le questionnaire

L'écran de conception d'un questionnaire dans questionnaire-pro est scindé verticalement en deux parties.

La partie principale, à droite, fournit l'interface de saisie des questions. Chaque question, définie dans le questionnaire en cours d'élaboration, est représentée dans un cartouche surmonté d'une barre de commande de couleur noire.
La question active, c'est à dire celle en cours d'écriture ou de modification est la seule à ne pas être grisée (sur la capture d'écran ci-dessus la question 2 est active).

La partie secondaire, à gauche sur l'écran est constituée de 5 onglets :

L'onglet Atteindre permet de se déplacer rapidement dans le questionnaire, ce qui peut être utile quand le nombre de questions est important.
L'onglet Options de la question active présente toutes les options disponibles sur la question définie comme question active dans l'interface de saisie de la partie droite. La sélection ou non d'une option adapte immédiatement l'interface de saisie aux caractéristiques de cette option.
L'onglet Renuméroter permet de renuméroter les questions dans l'ordre croissant. Cette fonctionnalité est utile dans le cas de déplacement ou suppression de questions lors de la conception du questionnaire.
Il est conseillé de l'utiliser au moins une fois, principalement en fin de phase de conception du questionnaire ou avant la définition des éventuels filtres ou branchements conditionnels de question.
L'onglet Valider le scénario permet de rechercher d'éventuelles incohérences dans le questionnaire, principalement au niveau de ses composantes dynamiques (liens sur les textes, filtres et branchements conditionnels).
Le scénario doit être obligatoirement validé pour accéder aux étapes de test et diffusion du questionnaire. Après validation toute intervention dans l'interface de saisie nécessitera une nouvelle validation.
L'onglet Tester permet de tester ou de faire tester un questionnaire avant diffusion. Un rapport est édité à la fin de chaque test. Tester son questionnaire est vivement conseillé, car une fois diffusé il n'est plus possible d'en modifier le contenu (il est toujours possible d'en modifier l'aspect visuel : logo, couleur, polices de caractères...).

Liens dynamiques

Les liens dynamiques (answer/question piping dans la littérature anglo-saxonne) permettent d'adapter dynamiquement le contenu de la question posée aux réponses obtenues du répondant aux questions précédentes : le texte de la réponse (ou des réponses) à une question précédente est inséré dans la question posée.

questionnaire-pro propose 2 types de liens dynamiques :

Un enchaînement de questions utilisant les liens dynamiques :

Utiliser cette fonctionnalité présente, entre autres, les avantages suivants :

Adapter une question aux réponses déjà données par le répondant, améliore l'ergonomie du questionnaire pour ce répondant et probablement le taux de réponses.
La cohérence des réponses obtenues est assurée (une marque non consommée à la question A, ne peut être consommée tous les jours ou presque à la question B !).

Filtres et branchements conditionnels

Le principe de ces fonctionnalités est de présenter au répondant, au vu des réponses qu'il a déjà données, uniquement les questions ou items de réponses à venir qui le concernent.

L'objectif poursuivi : améliorer l'ergonomie du questionnaire pour le répondant.

questionnaire-pro distingue :

Le filtre sur question : la question sur laquelle est appliquée le filtre est posée uniquement aux répondants ayant sélectionné en amont du questionnaire les réponses satisfaisant la condition posée par le filtre.
Le filtre sur item : l'item sur lequel est appliqué le filtre est affiché uniquement aux répondants ayant sélectionné en amont du questionnaire les réponses satisfaisant la condition posée par le filtre.
Ce type de filtre peut être aussi appliqué aux sous-questions.
Le branchement conditionnel : les répondants ayant sélectionné en amont du questionnaire les réponses satisfaisant la condition posée par le branchement sont orientés vers une question située plus loin dans le questionnaire.

filtres et branchements

D'un point de vue pratique il est conseillé :

d'écrire l'ensemble (ou du moins la plus grande partie) du questionnaire sans se préoccuper des filtres et branchements,
d'utiliser l'option 'Renuméroter' pour tenir compte des questions supprimées ou déplacées lors de l'écriture,
et en dernier lieu de définir les filtres et branchements.

Eléments de mise en page

Les éléments de mise en page vous permettent de définir l'aspect graphique de votre questionnaire pour la phase de recueil des réponses.

Pour cela questionnaire-pro vous propose de définir :

L'ensemble des éléments de mise en page reste modifiable après diffusion de votre enquête.

Diffuser l'enquête

En diffusant votre enquête vous la rendez accessible sur internet.

Des réponses pourront être recueillies à compter de la date de mise en ligne que vous aurez définie.

Un contrôle de l'échantillon peut être obtenu par la définition de quotas.

Diverses options pour contrôler les répondants peuvent être définies.

Résultats

Cet écran d'accès aux données d'enquête de questionnaire-pro fournit les fonctionnalités d'édition et d'exportation des données, pour l'analyse et la production de rapport.

Pour une enquête en cours de diffusion, dès qu'un questionnaire entièrement complété est obtenu, il vient s'ajouter aux données consultables. Si vous restez plusieurs minutes sur l'écran de consultation sans le rafraîchir, le bouton "Actualiser" permet de prendre en compte les éventuels questionnaires complétés depuis le dernier affichage.

Par défaut l'ensemble des données recueillies sur la période de recueil est présenté.
questionnaire-pro offre la possibilité de filtrer les données en fonction de leur date de recueil.
La période de recueil commence à la date de diffusion de l'enquête. Elle se termine lorsque l'enquête est suspendue.
En modifiant ces 2 dates il est possible de concentrer l'exploitation et l'analyse sur une période précise (jour, semaine, mois...).
Pour modifier les dates cliquer sur "Résultats issus des réponses obtenues sur la période du:". Modifier les dates, puis cliquer sur actualiser.

Attention, cette information n'est pas sauvegardée, si vous quittez l'onglet "Résultats" pour y revenir par la suite il vous faudra redéfinir la période.
Il est également possible d'appliquer un filtre sur les données affichées (filtre de questionnaire).
Le filtre doit avoir été précédemment défini via l'onglet Tris.
Le filtre s'applique à la totalité des données affichées via le menu Résultats ainsi qu'aux exports.

Attention, contrairement à la plage de dates, le filtre appliqué aux réponses est sauvegardé, si vous quittez l'onglet "Résultats" pour y revenir par la suite, ce filtre reste appliqué.

Outils

Dans cette rubrique sont regroupées diverses fonctionnalités proposées par questionnaire-pro pour faciliter la mise en œuvre de vos enquêtes.